Gizlilik Politikası

NIVA ("Platform") bir AI destekli mülakat ve yargısız gözlem aracıdır. Platform üzerinden hizmet alan kuruluş ("Müşteri") aday verileri için veri sorumlususıfatını taşır; NIVA, müşteri talimatları doğrultusunda işleyen veri işleyen sıfatıyla hareket eder. KVKK kapsamında veri sorumlusu temsilcisi ve başvuru kanalı için müşterinin paylaştığı iletişim e-postasını kullanın; sistemden kaynaklı sorularda privacy@hr.neuroqubitai.com.tr.

• Kimlik / iletişim: ad, soyad, e-posta, telefon (opsiyonel) ve adayın ayrıca paylaştığı profil bilgileri.
• Mülakat içeriği: ses ve görüntü kaydı, görüşme dökümü, mülakat sırasında verdiğiniz cevaplar.
• Bağlam telemetrisi: oturum sırasında sekme değişimi, tam ekrandan çıkış, yapıştırma gibi yargısız sinyaller. Kişisel içerik içermez.
• Teknik veri: IP adresi (yalnız KVKK rıza kaydı için), tarayıcı bilgisi, cihaz türü.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, dini görüş vb.) bilerek toplamayız; aday cevaplarında kendisi belirtirse görüşme dökümü içinde geçici olarak yer alır, pilot saklama politikası kapsamında işlenir.

• Açık rıza (KVKK Md. 5/1, GDPR Art. 6/1-a) — başvuru formundaki KVKK + AI mülakatçı + kayıt onayları.
• Sözleşme öncesi süreç (KVKK Md. 5/2-c, GDPR Art. 6/1-b) — işe alım sürecini yürütmek.
• Hukuki yükümlülük (KVKK Md. 5/2-ç) — denetim, KVKK §28 anonimleştirme, denetim kaydı saklama.

NIVA, işe alımda AI kullanımına ilişkin KVKK/GDPR, EU AI Act high-risk hiring ve NYC AEDT beklentileri göz önünde bulundurularak; aday şeffaflığı, açık rıza, insan denetimi, denetim kaydı ve skor/sıralama içermeyen yargısız gözlem ilkeleriyle tasarlanmış pilot aşaması bir üründür. Bu ifade tam uyum, sertifikasyon veya bağımsız AEDT denetimi tamamlandığı anlamına gelmez.

NIVA karar üretmez, sıralama yapmaz, puan vermez. Mülakat sonrası yargısız gözlemler ve yanıt ölçütleri durumu çıkarır; İK ekibi bu gözlemleri okur ve nihai kararı insan verir (ADVANCE, REJECT, HOLD).

AI mülakat veya kayıtla devam etmek istemeyen aday onay vermeden insan incelemesi veya alternatif süreç talep edebilir. KVKK Md. 11 ve GDPR Art. 15-22 kapsamındaki erişim, düzeltme, silme, itiraz ve açıklama talepleri için müşteri süreç sahibi veya privacy@hr.neuroqubitai.com.tr kullanılabilir.

Kişisel verilerinizi sınırlı ve amaca bağlı olarak şu hizmet sağlayıcılarla paylaşırız:

• Render — hosting, web servisleri, worker, veritabanı ve key-value altyapısı.
• LiveKit Cloud — gerçek zamanlı ses/video odası ve Egress recording.
• Deepgram — sesi metne çevirme (STT).
• Google AI (Gemini) — canlı görüşme akışı, analiz ve NIVA Pilot yardımcısı.
• Anthropic — LLM fallback veya NIVA Pilot için yalnız yapılandırıldıysa kullanılır.
• ElevenLabs — AI mülakatçı sesi (TTS).
• Silero VAD — agent içinde yerel ses aktivitesi algılama; harici veri aktarımı yapmaz.
• Cloudflare R2 veya AWS S3 — private kayıt depolama.
• Resend — OTP ve işlemsel e-posta gönderimi.
• Sentry — hata izleme; görüşme dökümü ve e-posta gibi PII bilerek gönderilmez.
• iyzico — TR native ödeme sağlayıcı; pilotta kapalıdır, pilot sonrası yalnız müşteri faturalandırması (abone ödemesi + KDV) için kullanılır, aday verisi paylaşılmaz.

Gravatar/Automattic avatar lookup pilotta varsayılan kapalıdır. Açılırsa e-posta hash'i ile harici avatar sorgusu yapılabileceği ayrıca açıklanır. Yurtdışı aktarım ve alt-işleyen güvenceleri için pilot DPA talep edilebilir: dpa@hr.neuroqubitai.com.tr.

• Başvuru kaydı: varsayılan 14 gün; müşteriyle yazılı uzatma varsa pilot süresince en fazla 90 gün.
• Yanıtlar / görüşme dökümü: başvuru kaydı ile aynı.
• Analysis: Application ile aynı.
• Mülakat ses/video kaydı: pilotta en fazla 90 gün; private S3/R2 lifecycle ile silinir.
• AI denetim kaydı (AnalysisAuditLog): 400 gün (denetim kanıtı). Görüşme dökümünden türeyen kişisel veri içerebileceği için erişim kısıtlıdır.
• KVKK rıza kaydı: 400 gün (rızanın kanıtlanabilirliği için).
• NIVA Pilot sohbetleri: 180 gün veya workspace silinene kadar; pilot sözleşmesinde kısa süre seçilebilir.

Yalnızca oturum yönetimi (better-auth) ve CSRF koruması için zorunlu çerezler kullanılır. Kenar çubuğu tercihleri ve analitik seçimi gibi arayüz ayarları tarayıcının yerel depolamasında veya birinci taraf çerezlerde tutulabilir.

PostHog EU kullanım analitiği yalnız açıkça izin verdiğinizde etkinleşir. Reklam amaçlı takip kullanmayız. İzninizi aşağıdan her zaman değiştirebilirsiniz; kapattığınızda yeni analitik olay gönderilmez.

Verileriniz HTTPS üzerinden iletilir; veri tabanı bağlantıları şifrelidir. Üçüncü taraf entegrasyon anahtarları AES-256-GCM ile disk üzerinde şifrelenir (KMS_MASTER_KEY). Kayıtlar authentication-zorunlu kanallar üzerinden kısa süreli imzalanmış URL ile sunulur (5–60 dk TTL). Signed URL kalıcı paylaşım linki değildir. Sızıntı ihbar süreci için KVKK Md. 12 ve GDPR Art. 33 beklentileri gözetilir.

• İşlenen verilerinize erişme.
• Yanlış veya eksik veriyi düzeltme.
• Silme veya anonimleştirme talep etme.
• İşleme itiraz ve onayı geri çekme.
• Verileri makine-okur formatta dışa aktarma (taşınabilirlik).
• Otomatik karara konu olmama (zaten karar üretmiyoruz).

Talepleriniz için privacy@hr.neuroqubitai.com.tr. Cevap süresi en geç 30 gündür (KVKK), 1 ay (GDPR). Self-servis silme için giriş yapmış İK kullanıcısı Ayarlar → Veri ve Gizlilik bölümünden hesabını ve tüm verilerini iki adımda silebilir.

Bu metin değiştiğinde yeni başvuru sahipleri için yeni sürüm uygulanır. Eski başvuruda ne onayladığınız ConsentRecord tablosunda saklanan o günkü metinle korunur; geriye dönük genişletme yapılmaz.